⌨️ Écris peu mais écris bien

⌨️ Écris peu mais écris bien

Avec l'avènement du télétravail de masse, nous échangeons avec nos collègues principalement par écrit, en utilisant notre messagerie de courriel ou des outils de messagerie instantanée. Le problème que nous rencontrons, souvent sans nous en rendre compte, est que ces outils ne sont pas adapter à transposer nos échanges et partages que nous avions au bureau. Sur ces deux outils, notre usage est déformé et je vais te proposer deux techniques pour adapter l'utilisation du courriel et de la messagerie instantanée pour se rapprocher des échanges humains que nous avons physiquement quand nous sommes au bureau.

Mails

Le courriel

  • L'usage historique, que nous avons des courriels, est une projection de l'envoi de lettre papier par la poste à un interlocuteur donné. La transmission d'un message asynchrone avec un délais de propagation et de réponse long, qui ne nécessite pas d'être "en attente active" de celle-ci.
  • La norme de rédaction d'une lettre est codifiée dans nos sociétés et nécessite l'incrustation d'éléments de base récurrents : l'objet, la signature, nos coordonnées complètes, celles de notre interlocuteur, une formule de politesse, ...
  • Nous avons donc logiquement reproduit une grande partie de ces habitudes dans nos courriels avec systématiquement un "Bonjour", une formule de politesse et une signature qui prend parfois plus de dix lignes dans notre message !
  • Quand nous exploitons le courriel pour des échanges et discussion autour d'un sujet avec nos collègues, le fils des aller-retours regroupe parfois plusieurs dizaines de messages. On échange avec les mêmes personnes, et à chaque fois, les mêmes formes de politesse et des signatures de dizaines de lignes; que personne ne regarde dans ce contexte d'échanges rapides et qui plus est avec des personnes que nous connaissons bien.
  • Le mouvement VSRE (Very Short Response Expected, Réponse Très Courte Attendue) vise à ne produire que l'essentiel dans ces fils de messages qui s'apparente plus à une discussion autour d'une table, plutôt qu'a l'envoi d'une lettre par la poste. Imaginez si vous réalisiez la même chose que nos fils de courriels mais avec l'envoi par la poste de lettres manuscrites; nous ne sommes très clairement pas sur le même usage.
  • En appliquant le principe du VSRE pour tous tes courriels interne avec tes collègues habituels, vous construirez un historique lisible de vos échanges. Bien plus digeste à relire, vous serez plus efficient sur la recherche d'informations dans vos archives. De plus vous faites un geste pour la planète en réduisant la consommation d'énergie des antivirus qui contrôle à longueur de journée nos boîtes aux lettres numériques.
  • En synthèse pour le courriel, vous pouvez appliquer les quelques règles suivantes :
  • Ne remets pas "Bonjour" pour commencer tes courriels de réponse dans un fils de discussion (imagine si autour de la table chacun disais "Bonjour" au début de chaque prise de parole !)
  • Supprime la formule de politesse avant ta signature, même principe que pour le "Bonjour"
  • Pour la signature, appose simplement votre prénom, éventuellement ton nom également. Rien de plus, les gens savent déjà comment te contacter, qui tu es et où tu travaille, etc...

La messagerie instantanée

  • J'ai commencé avec ces outils de discussion "en temps réel" en 1995 avec les IRC et rapidement vers 1996-97 avec ICQ, plus proche de nos outils actuel : une application qui propose une liste de potes avec qui on peut parler "en live".
  • Ces outils sont super, c'est du "tout de suite, maintenant". Quand nous étions "au bureau" la majorité du temps, ils étaient utilisés pour compenser la distance les rares fois où nous n'étions pas disponible "en présentiel". Obtenir une réponse instantanée n'était pas indispensable, une urgence était gérée par une déplacement physique dans le bureau de notre interlocuteur pour la traiter tout de suite.
  • Une fois de plus, la massification du travail à distance ne nous a pas fait prendre conscience que l'outil n'était plus utilisé comme à son origine. Nous avons paradoxalement le problème inverse du courriel : nous passons notre temps à envoyer des messages courts à nos collègues et on en attend une réponse instantanée, sous peine de harcèlement, sans même se préoccuper des activités qu'ils sont en train de réaliser.
  • Imagine qu'au bureau, vous parliez comme si vous écrivez sur la messagerie instantanée, cela donnerait :
  • "Bonjour"
  • "Salut"
  • "J'ai un problème"
  • "Ok dis moi"
  • "Y a plus de papier dans l'imprimante"
  • "Ok je vais en chercher"
  • "C'est bon"
  • "Merci'
  • On voit bien dans cet exemple simple que la communication relève plus d'un échange par talkie-walkie que d'un échange de vive voie en face à face. C'est pas terrible et cela fit perdre beaucoup de temps et d'énergie à tout le monde.
  • La proposition de "no hello" consiste donc à ne plus envoyer de petits messages hachés à notre interlocuteur, mais de lui exposer le but de notre échange directement lors du premier message, si nous reprenons l'échange précédent :
  • "Bonjour, j'ai un problème, il n'y a plus de papier dans l'imprimante"
  • "Salut, ok je vais en ajouter dans 5min"
  • "C'est bon l'imprimante est de nouveau ok"
  • "Merci"
  • Nous avons un gain de temps énorme, une efficacité pour les deux personnes, c'est surtout le destinataire qui gagne car, alors qu'il était sur une autre tâche, il a tout de suite le contexte de la demande, il peut donc juger de la priorité de celle-ci, continuer son action en court ou l'interrompre pour un sujet plus urgent. Sa réponse pour son interlocuteur est elle aussi plus pertinente car disposant de tout le contexte.

Avec ces deux techniques, tu vas fluidifier tes échanges, les rendre plus lisibles pour toi et tes collègues, et ainsi vous alléger d'une charge mentale inutile et amener de l'efficience dans votre fonctionnement au quotidien.

Si tu ne l'as pas encore téléchargé, tu as aussi le livre que j'ai écrit pour toi qui te parle des " 7 points majeurs pour réveiller tes super pouvoirs ". Tu peux le télécharger gratuitement avec le lien ci-dessous.

Voici les liens vers les deux sites de référence sur le VSRE et le "no hello" et pour rendre votre télétravail "moins distant" voici un bonus.

Le site "No hello" : https://nohello.net/fr/

L'espace de travail virtuel WorkAdventure

  • J'ai découvert WorkAdventure à l'air du confinement; notre équipe de dev était récente, nous ne nous étions très peu vu physiquement ... dur de concrétiser des relations dans ce contexte d'enfermement !
  • Nous avons donc utilisé Workadventure pour nous créer un espace de travail virtuel et ça a tout changé :
  • Fini les échanges textuel inutiles : tu as besoin de parler, vient parler !
  • Tu es concentré sur un sujet et ne souhaite pas être dérangé : déplace toi dans un espace de travail "au calme", tes collègues le savent et le respecte
  • Besoin d'une pause ? Vas dans la salle de pause et tu verras, un collègue te voyant y aller viendra taper la discute avec toi 5min ...
  • Si tu travailles en équipe, je te recommande fortement d'essayer WorkAdventure, tu peux créer un espace de travaille gratuitement, et même héberger ta propre instance et fabriquer tes propres maps.
  • WorkAdventure c'est ici : https://workadventu.re


Dans mon prochain article, je te présenterais une plateforme géniale (oui, de la technique !), pleine d'avenir, "pour les faiseurs et les rêveurs".


A bientôt,


Laurent

© Développeur Pleine Puissance

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